Direct naar de inhoud

Organisatieontwikkeling 2019

Organisatieontwikkeling 2019

TerugNaarHetJaarverslag2019

 

Verbinding en evenwicht

Naast de verandering, die de ontwikkeling van de uitleenbibliotheek naar de maatschappelijk educatieve Bibliotheek vraagt van medewerkers en teams, was ook de verhuizing naar de Stadskazerne en het werken in een veel groter gebouw aanleiding om ons te bezinnen op de organisatiestructuur.

In de Stadskazerne werd steeds duidelijker, dat er een te grote afstand is ontstaan (zowel fysiek als in de samenwerking) tussen de Schatkamer (de frontoffice), waar medewerkers in direct contact met klanten vaak als eersten de veranderende klantwensen en –vragen signaleren en de Werkplaats (de backoffice), die programma’s voor jong en oud ontwikkelt en de uitvoering organiseert.                                                                                                                                

Ook liepen we als organisatie door het steeds grotere aandeel van de maatschappelijk educatieve bibliotheek aan tegen onze eigen grenzen. Na jarenlange interne verschuivingen van formatie richting de Werkplaats was niet alleen de rek eruit, maar was ook de verbinding en het evenwicht tussen de twee teams verdwenen. Het realiseren van onze ambities op het gebied van Participatie bleek bij de steeds groter wordende maatschappelijke opgave steeds lastiger. De toenemende complexiteit en samenwerkingsprojecten die zich buiten het gezichtsveld van de Schatkamer afspelen en de behoefte aan een nieuwe modus operandi waarbij we als organisatie steeds meer een netwerkpositie innemen vroeg niet alleen om andere competenties van medewerkers, maar ook om herbezinning op de structuur en de wijze van aansturing.

 

Uitgangspunten

Eind 2018 is samen met Marjolein Laninga, adviseur bij Rijnbrink als begeleiding de eerste stap gezet: het vormen van het ontwikkelteam. Het ontwikkelteam bestond uit het MT en een brede vertegenwoordiging van de medewerkers.

Opdracht voor het ontwikkelteam was de uitgangspunten en kaders voor de nieuwe organisatie te formuleren en op basis daarvan een voorstel voor een nieuwe manier van samenwerken in de organisatie te ontwerpen.

Als uitgangspunten voor de nieuwe organisatie zijn geformuleerd:

  • We werken vanuit de bedoeling
  • Vorm volgt inhoud: we gaan uit van de drie landelijke programmalijnen Jeugd & Onderwijs, Zelfredzaamheid & Participatie en Persoonlijke Ontwikkeling
  • We staan in verbinding met elkaar en met de stad
  • We werken samen met burgers
  • We stimuleren eigenaarschap en leggen verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie

 

Vertaald naar principes voor de organisatie betekent dit:

  • Sturing in de organisatie is belegd bij het regieteam, dat bestaat uit de directeur-bestuurder en de programmaverantwoordelijken. Het regieteam zorgt voor richting, ruimte en ruggensteun.
  • De teams zijn zelf organiserend: op basis van de teamopgave stellen zij met elkaar de teamagenda vast en maken afspraken over de uitvoering.
  • Er is radicale transparantie: iedereen heeft onbeperkt toegang tot de informatie, die hij/zij nodig heeft om de teamopgave en -agenda te kunnen uitvoeren.

 

Teams kiezen

De organisatie kent drie teams: twee inhoudelijke teams en het team ondersteuning. De programmateams zijn verantwoordelijk voor alle aspecten van de uitvoering van het programma.

Omdat de organisatie te klein is voor drie inhoudelijke teams, is ervoor gekozen om de programmalijnen Zelfredzaamheid & Participatie en Persoonlijke Ontwikkeling te beleggen in één team, het team Participatie & Inspiratie.     

organisatiestructuur

Het ontwikkelteam heeft de uitgangspunten, de teamopgaves en het organisatieontwerp in de Personeelsvergadering van april aan het hele team gepresenteerd. Hiermee werd de eerste fase van het organisatieontwikkelingstraject afgesloten.

Als opmaat naar de volgende fase kregen medewerkers de mogelijkheid om te kiezen voor een van de  twee inhoudelijke teams. En gelukkig kon ieders eerste keuze gehonoreerd worden.

Van april tot november is in vier sessies per team gewerkt aan het omzetten van de teamopgave naar een teamagenda voor de korte en middellange termijn. Per onderdeel zijn afspraken gemaakt wie welke rol en verantwoordelijkheid in de uitvoering op zich neemt. De teams werden hierin begeleid door Iris Bakhuis van Rijnbrink.

In de sessies was ook aandacht voor:

  • Het principe van werken volgens zelforganisatie in de teams
  • Eigenaarschap
  • Persoonlijke ontwikkeling
  • Teamontwikkeling

Het regieteam werd gecoacht in hoe goed te sturen bij zelforganisatie binnen de teams: richting en ruimte geven en steunen van teams en medewerkers in plaats van ‘ouderwets’ managen. Ook een nieuwe overlegstructuur stond daar op de agenda.

 

Afstemming

Na elke sessie vond afstemming plaats in het groot Regieteam (het regieteam en een vertegenwoordiger uit elk team). Een belangrijk aandachtspunt was om de goede zaken uit de oude structuur niet kwijt te raken. Dat geldt bijvoorbeeld voor de praktische dwarsverbanden, die in de Werkplaats gelegd zijn tussen preventie en curatie in de aanpak van laaggeletterdheid. Kampen was hierin landelijk een van de koplopers en we blijven hierin door ontwikkelen.

De personeelsvergadering van 11 november was het officiële moment van de overgang van de oude naar de nieuwe organisatie. De overgang werd gemarkeerd door een pitch van alle medewerkers waarin zij vertelden hoe zij bijdragen aan de opgaves van de Bibliotheek. En omdat het echte werk dan pas begint, kreeg iedereen “het kleine boekje met houvast voor zelforganisatie”.         

Kleinboekjehouvastzelforganisatie                                                

In de praktijk was de overgang veel minder vast te prikken op een moment, maar verliep deze eigenlijk heel organisch. Medewerkers zagen mogelijkheden en gingen aan de slag. Met het vertrek van ervaren collega’s en de komst van nieuwe mensen werden oude patronen doorbroken en was er ruimte voor een andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Natuurlijk vond niet iedereen dit even makkelijk, was er behoefte aan meer duidelijkheid en gingen ook dingen minder goed. Maar overall terugkijkend ging de omslag sneller en beter dan verwacht.

overlegstructuur

 

Publieksservice

Naast en gelijktijdig met de organisatieontwikkeling deden in september ook de eerste vrijwilligers hun intrede in de publieksservice. Vrijwilligers zijn al jaren actief voor de Bibliotheek en ondersteunen programma’s als Taalcoach, gastvrouw bij Boekstart of voorlezer bij de VoorleesExpress. In de publieksservice zien we de komst van vrijwilligers als verrijking, maar ook als onze maatschappelijke verantwoordelijkheid, om zo de samenleving ook in de publieksservice naar binnen te halen, waarbij iedere vrijwilliger eigen expertise, kwaliteiten en netwerk meebrengt.

Met de komst van vrijwilligers in de publieksservice kregen de medewerkers ook een nieuwe rol, namelijk het coachen en begeleiden van deze vrijwilligers. Voor deze medewerkers zijn de veranderingen het grootst, want naast deze nieuwe rol is het ook de bedoeling dat zij op termijn breder inzetbaar zijn binnen een van de twee inhoudelijke programmalijnen. Daarom is er extra aandacht voor de persoonlijke en inhoudelijke ontwikkeling en bijscholing van de medewerkers publieksservice.

 

 

TerugNaarHetJaarverslag2019